なぜ「連絡まわり」を最初に整えたのか
会社を立ち上げるとき、私が最初に取り組んだのは、機械でも道具でもなく「連絡の仕組み」でした。
理由は単純です。お客様からの連絡を取りこぼすことは、小さな会社にとって一番の信用問題だからです。電話に出られない、FAXを見落とす、大事なメールが埋もれる——どれか一つでも起きれば、「あの会社は連絡がつかない」という印象になってしまいます。
一方で、創業したばかりの会社には事務の専任者がいません。私自身が工場で製作をしながら、事務所の仕事も兼ねます。だからこそ「人が頑張って気をつける」のではなく、仕組みそのものが取りこぼしを防いでくれる形を先に作ることにしました。
固定電話番号を、携帯電話で受けられるように
「会社の電話番号が携帯番号だけ」だと、初めて取引する相手に不安を与えることがあります。かといって従来の固定電話を引くと、その電話は事務所の机に縛られ、工場にいるあいだは出られません。
そこで当社は、**市外局番付きの固定電話番号を、携帯電話のアプリで受け取れるサービス（03plus）**を使っています。お客様から見れば普通の固定電話番号ですが、実際には私の携帯電話が鳴ります。
- 工場で作業していても、事務所の番号にかかってきた電話にその場で出られます
- 電話機や配線の工事も不要です
「番号の信頼感」と「どこでも出られる身軽さ」を両立できる、小さな会社にちょうどいい仕組みだと考えています。
FAXは「紙」ではなく「メール」で届く
建設・製造の業界では、いまもFAXでのやり取りが現役です。ただ、従来のFAX機には弱点があります。事務所に戻らないと確認できない、紙が切れていると受け取れない、そして紙は失くなります。
当社のFAXは、受信するとメールで通知が届く仕組みにしています。外出先でも受信に気づけて、内容はデータとして残るので「あのFAXどこにいった？」がありません。
今は届いたFAXの保存を手作業で行っていますが、ここは今後、自動で整理・保管される形に改善する予定です。仕組みは一度作って終わりではなく、少しずつ育てていくものだと考えています。
メールは「用途別」に分けて、埋もれを防ぐ
メールアドレスを1つで全部済ませると、注文の連絡と広告メールが同じ受信箱に混ざります。忙しい日ほど、大事な1通を見落とすリスクが上がります。
そこで当社は、メールを役割ごとに分けて運用しています。
| 受信箱 | 受け取るもの |
|---|---|
| FAX用 | FAXの受信通知 |
| 業務システム用 | 見積書・請求書などの業務連絡 |
| ホームページ用 | このサイトからのお問い合わせ |
| 営業用 | 新規のご相談・打ち合わせ |
| 経理用 | 支払い・入金に関する連絡 |
郵便受けを用途別に分けているようなものです。それぞれの受信箱には「そこに来るはずのもの」しか届かないので、確認すべきものが埋もれない。単純ですが、効果の大きい工夫です。
まとめ
- 固定電話番号を携帯で受けられるようにして、「番号の信頼感」と「現場に出られる身軽さ」を両立
- FAXはメールで受け取り、見落としと紛失をなくす
- メールは用途別に分けて、大事な連絡が埋もれない形に
どれも特別な技術ではありません。ただ、創業前に「連絡を取りこぼさない仕組み」を作っておくことが、お客様への誠実さの土台になると考えています。